Pour que vos documents soient intégrés dans la base de connaissances Gecko, déposez-les dans le dossier MEMOIRE_DGOM sur l’espace partagé.
Règles de nommage
Pour une meilleure gestion des documents par le pôle documentation, respectez les règles de nommage suivantes à chaque dépôt.
- Format de nommage requis : Type de document_source(DGOM ou extérieur)_mot-clé_date sous la forme AAAAMM
- Exemples : Avis_CE_evolution_organisation_politique_NC_201402 ; Rap_BEPPP_etude_handicap_202210
Bonnes pratiques
Utiliser les abréviations :
- pour les types de document : CR pour compte-rendu ; Rap pour rapport d’étude, d’inspection,… ; Avis ; Fiche ;
- pour désigner les services : BCSSE, BDPAI, IGAS, etc.
Utiliser le tiret bas ou underscore <_> entre chaque élément;
Mot-clé : sujet principal du document ou mot-clé (voir ci-dessous) ;
Date : format AAAAMM (année + mois).
A éviter
- les accents et les trémas (é, à, ê, è, â, ï, …);
- les cédilles (ç);
- les caractères spéciaux (!, §, &, %, *, …);
- les mots vides (la, le, les, des, une, ou, et,…).
Mots-clés
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ENERGIE |
INTERNATIONAL |
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SOCIAL |
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TECHNOLOGIES |
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FISCALITE |
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Une fois les documents déposés, le pôle documentation les collecte puis enregistre leurs métadonnées dans Gecko et c'est tout !